Déclaration en matière de respect de la vie privée
1. Introduction – qui sommes-nous ?
Van Reybrouck SRL (ci-après dénommée « Van Reybrouck », « nous », « notre ») est un cabinet de conseil indépendant, spécialisé dans la comptabilité, les conseils fiscaux et juridiques et la finance d’entreprise. Nous accordons une grande importance à votre vie privée et considérons qu'il est important que vos données à caractère personnel soient toujours traitées avec le soin et la confidentialité nécessaires. La présente déclaration précise la manière dont vos données à caractère personnel peuvent être traitées et quels sont vos droits. La présente déclaration s’applique aux données à caractère personnel que nous traitons en tant que responsable du traitement. La présente déclaration s’applique à nos clients et à leurs membres du personnel, leurs administrateurs ainsi qu’à toutes autres personnes liées au client. En outre, la présente déclaration s’applique également à (chaque visiteur de) notre Site Web https://www.vanreybrouck-corporate-finance.be (ci-après dénommé « Site Web ») et aux activités afférentes ou aux relations (commerciales) qui en découlent, comme toute prise de contact via le Site Web en cas de questions ou intérêt concernant nos services (prospects), candidatures (candidats), l’envoi et la réception de newsletters,… Pour toute question relative à la présente déclaration ou au traitement de vos données à caractère personnel, nous vous renvoyons, en premier lieu, à votre interlocuteur habituel au sein de notre bureau. Vous pouvez également utiliser les coordonnées suivantes pour nous contacter : Ten Briele 10/9 8200 Bruges (Sint-Michiels) T : +32 50 38 10 53 F : +32 50 38 26 30
2. Ce que nous faisons avec vos données à caractère personnel
2.1. Quand collectons-nous vos données à caractère personnel ? Nous collectons et traitons vos données en tant que responsable du traitement lorsque :
- vous êtes un client chez nous (également si vous êtes un membre du personnel, administrateur,…d’un client) ;
- vous êtes une relation professionnelle d'un client (par ex., un fournisseur ou client de notre client) ;
- vous vous inscrivez à notre newsletter ou si nous estimons qu’elle peut vous intéresser en tant que client existant ou ancien ;
- vous nous contactez ou nous avez contacté, par exemple suite à une visite sur notre Site Web (via « contact »), à l’introduction d’une demande d’exercice de vos droits ou à une candidature pour une fonction chez nous.
2.2 Quelles données pouvons-nous collecter ?
Nous pouvons traiter les données ci-dessous à votre sujet, indépendamment des fins auxquelles elles ont été obtenues.
2.2.1 Généralités
- Vos données d’identification : les données de votre carte d'identité, une copie de votre carte d'identité … que nous demanderons par exemple avant de pouvoir faire droit à une demande d’exercice de vos droits ;
- Vos informations de contact : nom, adresse e-mail et toutes autres coordonnées que vous nous remettez par exemple lors d'une prise de contact ;
- Votre historique de contact : communications envoyées et reçues (par ex., des courriels,…) suite à une communication que nous menons et entretenons avec vous ;
- Vos caractéristiques personnelles : par exemple l’âge, la date de naissance, le lieu de naissance,… notamment lorsque vous nous les communiquez dans le cadre d’une candidature pour une fonction chez nous, par l'intermédiaire ou non d’une agence d'intérim ;
- Vos données d’identification électroniques : adresse IP, type de navigateur, moments de connexion,… suite par exemple à une visite sur notre Site Web qui utilise des cookies ou technologies comparables ;
- Vos données professionnelles : CV, formations, certificats, connaissances linguistiques, employeur (historique compris), activités professionnelles, compétences professionnelles, publications, salaire, rapports d'évaluation et de développement, rapport d'interview, études de référence, profils sur les réseaux sociaux, … lorsque vous nous les remettez dans le cadre d’une candidature pour une fonction chez nous, par l'intermédiaire ou non d’une agence d'intérim ;
En principe, nous ne traiterons aucune catégorie spéciale de données (données médicales, opinions politiques, convictions religieuses ou philosophiques, affiliation à une organisation syndicale), à moins qu'elles ne nous soient transmises moyennant votre consentement exprès.
2.2.2 Clients
- Vos données personnelles : date et lieu de naissance, état civil, composition de ménage, langue, numéro d’entreprise individuelle,… ;
- Vos données sociales : numéro d’affiliation à la sécurité sociale, numéro ONSS,… ;
- Vos données financières et fiscales : fiche de paie/factures établies (par ex. par le chef d’entreprise), numéro de répertoire, déclaration à l’impôt des personnes physiques, documents comptables, copie de contrats de prêts,… ;
- Divers : données médicales (par ex. dans le cadre de l’obtention d'une mesure de faveur),…
2.2.3 Fournisseurs
- Vos coordonnées : nom et prénom (par ex. de la personne de contact fixe de notre client chez le fournisseur), adresse électronique, numéro de téléphone,…
Les données à caractère personnel (non exhaustives) énumérées ci-dessus seront uniquement traitées dans la mesure où elles sont nécessaires aux fins mentionnées ci-dessous.
2.3 À quelles fins collectons-nous vos données à caractère personnel et sur quelle base juridique ?
En général, nous traitons vos données à caractère personnel aux fins suivantes : (a) Application de la Loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces. 1° En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, notre cabinet est tenu de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant nos clients et leurs mandataires : nom, prénom, date de naissance, lieu de naissance et, dans la mesure du possible, adresse ; 2° En application de l’article 26 de la loi du 18 septembre 2017, notre cabinet est tenu de collecter les données à caractère personnel suivantes concernant les bénéficiaires effectifs des clients : nom, prénom et, dans la mesure du possible, date de naissance, lieu de naissance et adresse. Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de relation d’affaires (article 33 de la Loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces). (b) Les obligations incombant au cabinet vis-à-vis des autorités belges, des autorités étrangères ou des institutions internationales, en application d’une obligation légale ou réglementaire, en application d’une décision judiciaire ou dans le cadre de la défense d’un intérêt légitime, notamment, mais pas exclusivement, si les lois fiscales (listings TVA, fiches fiscales...) et sociales actuelles et futures nous contraignent à traiter des données à caractère personnel dans le cadre de la mission dont nous avons été chargés. Le traitement de ces données à caractère personnel est une obligation légale. Sans ces données, nous ne pouvons pas conclure de relation d’affaires. (c) Exécution d’un contrat relatif à des services comptables, fiscaux et de finance d’entreprise. Le traitement des données à caractère personnel concerne les données des clients eux-mêmes, des membres de leur personnel, de leurs administrateurs, entre autres, ainsi que de toutes autres personnes, telles que les clients et les fournisseurs, impliquées dans leurs activités. À défaut de communication et de traitement de ces données, nous ne sommes pas en mesure de mener à bien notre mission. (d) Sur la base de votre consentement (par ex. inscription à la newsletter). Ce consentement est déduit de la communication volontaire et directe de vos données, que ce soit par voie orale, écrite ou par le biais d’un formulaire/message électronique.
2.4 Qui nous transmet vos données ?
Vos données à caractère personnel nous sont transmises directement par vous ou par des tiers (données obtenues par une agence d’intérim, données à caractère personnel qui sont fournies par notre client concernant les travailleurs, administrateurs, clients, fournisseurs, actionnaires,…). Par ailleurs, les données à caractère personnel peuvent également provenir de sources publiques comme la Banque-Carrefour des Entreprises, le Moniteur belge et ses annexes, la Banque nationale de Belgique, etc. Si nous obtenons vos données par l’intermédiaire de tiers et que nous traitons vos données dans nos systèmes en tant que responsable du traitement, nous vous informerons du traitement de vos données au plus tard au moment de notre premier contact avec vous, notamment en vous renvoyant à la présente déclaration en matière de respect de la vie privée.
2.5 À qui transmettons-nous vos données ?
Nous ne transmettrons, vendrons, louerons ni échangerons vos données à caractère personnel à des tiers, sauf lorsque cela s’avère nécessaire pour réaliser l’un de nos objectifs précités. Dans ce cadre, il s’agit de sous-traitants auxquels nous faisons appel, à savoir des prestataires de services qui traitent des données pour nous en suivant nos instructions écrites. Par exemple : des prestataires de services dans le domaine du recrutement et de la sélection (agences d’intérim), des prestataires de services chargés de la gestion de nos systèmes informatiques (serveurs et back-up), des fournisseurs en charge du logiciel de comptabilité (par ex. Exact Online, Top Account), des outils de calcul (Kluwer), des outils pour établir des rapports (Silverfin) ou de la gestion des tâches de bureau, de l’enregistrement du temps et du planning de travail (par ex. Admin Consult), des pouvoirs publics (par ex. Belcotax),… Par ailleurs, nous pouvons transmettre des données à caractère personnel à la demande d’une autorité compétente légale ou de notre propre initiative si nous estimons de bonne foi que la transmission de ces informations est nécessaire pour satisfaire à la législation et/ou réglementation applicable, ou pour défendre et/ou protéger nos droits ou biens, ceux de nos clients, ceux liés à notre Site Web et/ou les vôtres. Dans tous les autres cas, nous ne transmettrons, vendrons, louerons ni échangerons vos données à caractère personnel à des tiers, sauf si nous vous en informons à l’avance et que vous nous donnez votre consentement. Vos données à caractère personnel ne sont à aucun moment transmises à des pays tiers ou des organisations internationales (c’est-à-dire en dehors de l’Espace Économique Européen).
2.6 Combien de temps conservons-nous vos données ? Nous ne conservons pas vos données à caractère personnel plus longtemps que nécessaire aux fins pour lesquelles les données sont collectées ou traitées. Étant donné que la période pour laquelle les données peuvent être conservées dépend des finalités pour lesquelles les données ont été collectées, la période de conservation peut varier selon la situation. Parfois, une législation (comptable/fiscale/sociale) spécifique nous obligera à conserver les données en question pendant une période déterminée. Nos délais de conservation des données à caractère personnel reposent sur des exigences légales et une pondération de vos droits et attentes par rapport à ce qui est utile et nécessaire pour la prestation de nos services.
2.7 Comment protégeons-nous vos données ? Nous avons pris les mesures (de précaution) techniques et organisationnelles appropriées et physiques nécessaires pour protéger vos données à caractère personnel contre toute perte ou toute forme de traitement illégal. Ces mesures garantissent, compte tenu de l’état de la technique et des frais de procédure afférents, un niveau de protection approprié. Les mesures visent notamment à éviter toute collecte inutile et autre traitement des données à caractère personnel. Les procédures enclenchées en question s’appliquent également à tous les sous-traitants auxquels nous faisons appel. En cas d’infraction relative à vos données à caractère personnel, nous en informerons l’autorité compétente dans les 72 heures et nous vous informerons également immédiatement du risque élevé que vous subissiez un préjudice personnel.
3. Quels sont vos droits ?
Vous avez divers droits concernant les données à caractère personnel collectées à votre sujet. Si vous souhaitez invoquer l'un des droits suivants, veuillez nous contacter en utilisant les coordonnées précitées (par courriel, par téléphone/fax ou par courrier postal).
3.1. Vos droits
- Droit d'accès et de copie : si vous le souhaitez, vous pouvez consulter vos données à caractère personnel et en obtenir une copie ;
- Droit de modification ou de rectification : si vous pensez que nous disposons de données incorrectes à votre sujet, vous pouvez nous le faire savoir et nous les modifierons pour vous ;
- Droit à l’effacement des données (droit à l'oubli) : si vous le souhaitez, vous pouvez nous demander de supprimer vos données à caractère personnel. Il est toutefois possible que nous devions traiter ces données à d’autres fins ;
- Droit à la limitation du traitement : si vous estimez que nous traitons vos données à caractère personnel de manière illégale ou incorrecte, vous pouvez alors demander de limiter leur traitement ;
- Droit d'objection : vous pouvez également vous opposer au traitement de vos données à caractère personnel ;
- Droit à la portabilité : si vous souhaitez transmettre vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter.
3.2. Exceptions
L’exercice des droits susmentionnés est toutefois soumis à certaines exceptions afin de protéger l’intérêt général, nos intérêts et les intérêts d’autres individus. En ce qui concerne spécifiquement les données à caractère personnel que nous devons conserver en application de la Loi du 18 septembre 2017 (voir titre 2.3 (a)), il convient de faire référence à l’exception légale visée à l’article 65 de la loi du 18 septembre 2017 relative à la prévention du blanchiment de capitaux et du financement du terrorisme et à la limitation de l’utilisation des espèces. « La personne concernée par le traitement des données à caractère personnel en application de la présente loi ne bénéficie pas du droit d'accès et de rectification de ses données, ni du droit à l'oubli, à la portabilité desdites données, ou à objecter, ni encore du droit de ne pas être profilé ni de se faire notifier les failles de sécurité. Le droit d'accès de la personne concernée aux données à caractère personnel la concernant s'exerce indirectement, en vertu de l'article 13 de la loi du 8 décembre 1992 précitée, auprès de la Commission de la Protection de la Vie Privée instituée par l'article 23 de ladite loi. (…) » Pour l’application de vos droits relatifs à vos données à caractère personnel, vous devez vous adresser à l’Autorité de Protection des Données (voir titre 4).
3.3 Procédure relative à l’exercice de vos droits
Lorsque vous introduisez une demande d’exercice de vos droits, nous vérifions d’abord votre identité en vous demandant de remettre une copie de votre carte d’identité. Cette procédure nous permet d’empêcher que vos données ne tombent dans de mauvaises mains. L’exercice de vos droits est en principe gratuit. Si votre demande est toutefois manifestement infondée ou disproportionnée, nous pouvons vous réclamer une indemnité raisonnable en raison des frais administratifs que nous avons exposés. Le cas échéant, nous pouvons également décider de ne pas donner suite à votre demande. Dans ce cas, vous serez informé des raisons de ce refus. Dans tous les cas, nous vous tenons au courant de la suite donnée à votre demande au plus tard dans un délai de quatre semaines (en cas de simple demande) ou de 3 mois (en cas de demandes complexes ou multiples).
4. Quelles sont vos possibilités pour introduire une plainte ?
Nous ferons toujours tout le nécessaire pour protéger votre vie privée et respecter la législation en la matière. Toutefois, il peut toujours arriver que vous n’approuviez pas la manière dont nous collectons, utilisons et/ou traitons vos données à caractère personnel. Dans ce cas, vous pouvez évidemment toujours nous contacter. Ten Briele 10/9 8200 Bruges (Sint-Michiels) T : +32 50 38 10 53 F : +32 50 38 26 30 En outre, vous disposez également de la possibilité d’introduire une plainte (externe). Dans un premier temps, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’autorité de contrôle, que vous pouvez contacter en utilisant les données suivantes : par téléphone : +32 (0)2 274 48 00 par fax : +32 (0)2 274 48 35 par e-mail : par courrier postal : Autorité de Protection des Données à l’attention du service plainte - vie privée rue de la Presse 35 1000 Bruxelles Si vous subissez un préjudice, vous pouvez également introduire une demande d’indemnité auprès du tribunal compétent. Pour plus d’informations concernant les plaintes et moyens de recours, nous vous invitons à consulter le Site Web de l’Autorité de Protection des Données : https://www.autoriteprotectiondonnees.be
5 Disposition finale
La présente Déclaration en matière de respect de la vie privée est applicable à partir du 25 mai 2018. Nous pouvons décider unilatéralement de modifier la présente Déclaration en matière de respect de la vie privée. La version la plus récente sera toujours disponible sur notre Site Web.
Cookie Policy
1. Généralités
Le site web https://www.vanreybrouck-corporate-finance.be (ci-après dénommé le « Site Web ») utilise des cookies et des technologies comparables. La présente déclaration en matière de cookies (ci-après dénommée « Déclaration en matière de cookies » ou « Déclaration ») vise à vous informer en tant que visiteur sur leur utilisation. Van Reybrouck SRL (ci-après dénommée « Van Reybrouck », « nous » ou « notre ») souhaite attirer votre attention en tant que visiteur sur le fait que vous ne devez pas accepter tous les cookies. En effet, leur acceptation ne constitue pas une condition pour visiter le Site Web. En cas de refus, il est toutefois possible que certaines applications de notre Site Web et certains services complémentaires ne fonctionnent pas de manière optimale (voir également le point 5. Désactivation des cookies et technologies comparables).
2. Que sont les cookies ?
Les cookies sont de petits fichiers d'informations qui sont enregistrés par le navigateur internet sur votre ordinateur ou appareil mobile lorsque vous visitez un Site Web ou utilisez une application (mobile). Ils fonctionnent comme une sorte d’aide-mémoire sur un Site Web. Grâce aux cookies, notre Site Web peut conserver facilement des informations spécifiques sur nos visiteurs et leur comportement de navigation. Les cookies peuvent en principe être placés tant par Van Reybrouck (« first-party cookies ») que par des tiers (« third-party cookies »). Les cookies de tiers permettent que certaines données obtenues suite à votre visite ou l’utilisation du Site Web soient transmises à des tiers. Les cookies peuvent être temporaires (« cookies de session », ceux-ci sont supprimés quand vous fermez le navigateur) ou permanents (« cookies persistants », ceux-ci restent jusqu’à leur expiration ou jusqu’à ce que vous les effaciez).
3. Données à caractère personnel et leur utilisation
Généralement, nous préférons vous renvoyer à notre Déclaration en matière de respect de la vie privée pour ce qui concerne la collecte et le traitement de vos données à caractère personnel ainsi que vos droits y afférents. Étant donné que certains des cookies et/ou technologies utilisés, qui sont décrits ci-après, peuvent contenir des données pouvant vous identifier directement ou indirectement, nous vous exposons ci-après : qui place ces cookies, à quelles fins et combien de temps les données collectées sont conservées.
4. Quels cookies sont utilisés par ce Site Web ?
4.1 Cookies fonctionnels Les cookies fonctionnels sont indispensables au bon fonctionnement de notre Site Web. Les informations en question n’enregistrent pas de données spécifiques sur l’utilisateur individuel, mais sont indispensables pour une utilisation efficace du Site Web. 4.2 Cookies analytiques Les cookies analytiques nous permettent d’en apprendre davantage sur la manière dont vous utilisez le contenu de notre Site Web et y réagissez en tant que visiteur. De cette manière, nous pouvons apporter des améliorations à notre Site Web. Les informations en question n’enregistrent pas de données spécifiques sur l’utilisateur individuel, mais sont utilisées au niveau supérieur pour créer et analyser des statistiques internet.
5. Désactivation des cookies
- Via le Site Web
- Via le navigateur
Via les paramètres de navigation, vous pouvez décider de désactiver les cookies dans les paramètres de sécurité et de confidentialité. Si vos continuez de naviguer sur le Site Web sans modifier vos paramètres de navigation, nous partons du principe que vous acceptez les cookies du Site Web. Par ailleurs, vous pouvez également supprimer les cookies en effaçant votre « historique de navigation ». La désactivation des cookies peut avoir pour conséquence que certaines applications de notre Site Web et certains services complémentaires ne fonctionnent pas de manière optimale.
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6. Modifications
Nous nous réservons le droit de modifier unilatéralement et à tout moment notre Déclaration en matière de cookies. Chaque version adaptée peut être retrouvée en ligne et sur le Site Web.
7. D'autres questions ?
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